regula 80-20

O vorbă cu care deja ne-am obişnuit spune:„Time is money”(„Timpul înseamnă bani”).

sageata care merge in jos

Cu siguranţă, la un moment dat în viaţă, pe parcursul carierei, cu toţii ne-am lovit de problema majoră a eficientizărilor.
Acel moment când, la finalul zilei te uiţi peste tot ce ai lucrat în ziua respectivă şi începi să te gândeşti cât de mult timp ai pierdut încercând să-ţi faci sarcinile. Şi dacă lucrezi în vânzări sau ofertare intervin următoarele întrebări:
  1. Cum eficientizăm ofertarea şi evaluarea în construcţii?
  2. Renunţăm la ofertarea „farmacie”?
  3. Adoptăm principiul Pareto , 20% efort = 80% rezultate ?
Una dintre cele mai mari probleme din industria construcţiilor cât şi din industrii conexe(electrice, instalaţii, etc.) este volumul de timp necesar pentru a face ofertele.

Am auzit de foarte multe ori constructori, distribuitori, revânzători care „fugeau” de cererile de ofertă pentru că simţeau că sunt folosiţi doar ca „iepuri”. Întotdeauna am simţit frustrare în momentul în care lucram între 1 şi 5 zile la o ofertă şi îmi dădeam seama că nici nu am fost luat în calcul în mod serios.
O parte din oamenii pe care-i cunosc au încercat varianta de a oferta doar din „experienţă”. Ofertarea din „experienţă” ne aduce beneficiul că avem mai multe oportunităţi de afaceri, dar aduce şi pericolul costurilor ascunse, aşa că de multe ori ne trezim că „socoteala din târg nu se potriveşte cu cea de acasă”.
În regulă!
Şi atunci cum procedăm?
Unde tragem linia între „costul” timpului cu ofertarea şi „costul” oportunităţilor pierdute?
Aici intervine Pareto, un principiu care pe mine m-a ajutat de foarte multe ori sa-mi maximizez eforturile. Simplificat, Pareto se traduce prin 80% din rezultatele tale îţi sunt aduse de 20% din acţiuni. Am aplicat principiul şi în proiectele din construcţii la care am luat parte şi am observat că principiul se aplică.

Am făcut un test pentru o construcţie rezidenţială, în care am folosit 3 metode de ofertare în softul profesional pentru devize în construcţii şi instalaţii, eDevize. Pentru test am luat o listă de cantităţi primită de la un arhitect şi am plecat de la un şablon de construcție rezidenţială din eDevize.
Care au fost rezultatele?
Vă propun să le urmărim împreună!
    1. Ofertarea „farmacie”
– Am luat lista de cantităţi de la arhitect
– Am evaluat şi ajustat operațiile din șablon
– Am generat lista de materiale din extrase
– Am început să pun preţurile pentru fiecare material care apărea în lucrare
– Vom considera valoarea reieşită cu aceasta metodă „x” ca standard, doar este „farmacie”.
Timp total de lucru aprox. 8 ore
    1. Ofertarea „rapidă”
– Am luat lista de cantităţi de la arhitect
– Am evaluat şi ajustat operațiile din șablon
– Am generat lista de materiale din extrase
– Am pus preţurile pentru cele mai importante materiale(aprox. 20% din totalul de materiale), iar restul le-am lăsat cum au venit din soft.
– Am făcut o scurtă verificare ca să mă asigur că totul este în regulă.
Timp total de lucru aprox. 4 ore
    1. Ofertarea „avansată”
– Am luat lista de cantităţi de la arhitect
– Am evaluat şi ajustat operațiile din șablon
– Am generat lista de materiale din extrase
– Am pus preţurile pentru cele mai importante materiale, (aprox. 20% din totalul de materiale)
– Am deschis o fereastră de calcul invers avansat
– Am blocat resursele acestea(care de obicei au şi preţul negociat cu beneficiarul), iar pentru restul de 80% din resurse am calculat un cost total de 20% valoarea contractului.
Timp total de lucru aprox. 4 ore şi 15 min.
Per total, pentru o ofertare sigură metoda „farmacie” este cea mai sigură.
În schimb!
Ofertarea „rapidă” şi ofertarea „avansată” permit ofertarea mai multor lucrări. Ţinând cont că şansele de câştig cresc, se poate creşte şi marja de ofertare astfel încât sa acopere „riscul”.

Privind din unghiul eficienţei (ca şi timp) şi pornind de la premisa că o zi normală de lucru este de 8 ore, situaţia este în felul următor:
      1. Ofertarea „farmacie” este costisitoare din perspectiva timpului în sensul că, ocupă o zi de lucru
      2. Ofertarea „rapidă” şi ofertarea „avansată” ocupa aproximativ jumătate de zi de lucru, ceea ce duce la o eficienţă de două ori mai mare.
Din punctul meu de vedere, utilizarea metodei avansate a fost mult mai benefică pentru mine, deoarece blocând resurse, am putut „să mă joc” cu oferta pentru mici ajustări.
De exemplu, am vrut să pun un discount de 10% la manoperă, dar fără ca anumiţi muncitori să ajungă cu venitul sub salariul minim(esenţial pentru licitaţii) aşa că am blocat resursele care erau plătite cu salariul minim şi am oferit discountul doar din celelalte resurse. Acelaşi principiu se poate folosi şi dacă avem anumite materiale deja negociate ca preţ.
Voi folosiţi toate tipurile de ofertare? Pentru a descoperi exact ce tip de ofertare va avantajează cel mai mult, puteţi utiliza softul profesional pentru devize în construcţii şi instalaţii, eDevize.
Iar pentru că în societatea contemporană, suntem constant presaţi de factorii: „timp”, „experienţa” şi „resurse”, sfaturile mele sunt:
      1. Work smart and hard.
      2. Apelaţi cu încredere la orice resursă/program care vă poate ajuta să vă reduceţi eforturile şi timpul petrecut în rezolvarea sarcinilor.
      3. Gândiţi-vă întotdeauna că puteţi face şi un al doilea proiect cu timpul şi eforturile rămase.
      4. Amintiţi-vă: „Time is money”

Florin Manoloiu
Commercial and Tendering Director|eDevize